Dossiers de sous-traitants : l’agent vérifie, vous décidez

Il lit chaque pièce du dossier, vérifie sa date de validité et sa cohérence avec le contrat, et prépare la relance dès qu’une attestation expire. La décision de laisser le sous-traitant intervenir reste à l’entreprise ; l’agent tient le calendrier des pièces, à la signature puis tous les six mois. Sur le papier, c’est simple. Sur un chantier à dix sous-traitants, c’est un calendrier que personne ne tient, et c’est précisément le genre de travail qu’un agent fait sans se lasser.

Ce que la loi demande au donneur d’ordre

La règle : celui qui conclut un contrat d’au moins 5 000 € HT vérifie, à la signature puis périodiquement jusqu’à la fin du contrat, que son cocontractant est en règle sur ses immatriculations et ses déclarations sociales (articles L. 8222-1 et R. 8222-1 du code du travail). L’article D. 8222-5 dit comment : obtenir, à la conclusion puis tous les six mois, une attestation de vigilance de moins de six mois dont on contrôle l’authenticité auprès de l’Urssaf, et un justificatif d’immatriculation. Sur un chantier, le dossier comprend :

• L’attestation de vigilance Urssaf, datée de moins de six mois et vérifiée par son code de sécurité sur urssaf.fr.
• Un justificatif d’immatriculation : extrait K ou Kbis, ou extrait du Registre national des entreprises pour un artisan.
• Les attestations d’assurance que le contrat exige : responsabilité civile, décennale pour les lots qui la demandent.
• Les pièces propres au chantier : PPSPS quand il y a un coordonnateur SPS, liste du personnel, cartes BTP.
• Pour un sous-traitant établi à l’étranger, les documents équivalents prévus par le code du travail, en français ou traduits.

Sans ces vérifications, si le sous-traitant est verbalisé pour travail dissimulé, le donneur d’ordre paie solidairement cotisations, pénalités et rémunérations dues (article L. 8222-2). Et ce n’est pas une menace théorique : l’Urssaf a mené 1 027 actions de solidarité financière en 2025, 85 % de plus qu’en 2024. La loi du 25 juin 2026 sur les fraudes sociales et fiscales va plus loin : elle étend cette vigilance au maître d’ouvrage pour les sous-traitants qu’il accepte, à une date fixée par décret, au plus tard fin décembre 2026.

Pourquoi ça casse sur un chantier

Prenez une réhabilitation avec dix sous-traitants, des dossiers constitués à la signature à partir de pièces reçues par email. Puis le chantier démarre, les lots s’enchaînent, et le calendrier des six mois ne coïncide avec rien : ni avec les réunions de chantier ni avec les situations. L’attestation du plaquiste expire au milieu de son lot, celle du plombier avant même qu’il arrive. Personne ne tient le calendrier, parce que ce n’est le métier de personne.

Dans son bilan publié le 20 février 2026, l’Urssaf annonce 1,5 milliard d’euros de redressements pour travail dissimulé en 2025, 7 665 actions ciblées dont 84,5 % ont abouti à un redressement, et cite le BTP parmi les secteurs les plus redressés. Damien Ientile, directeur de l’Urssaf Caisse nationale, y écrit que « la lutte contre le travail dissimulé et contre l’ensemble des formes de fraude est un engagement citoyen ».

Ce que l’agent vérifie

L’agent lit le dossier de chaque sous-traitant pièce par pièce, date par date, en le comparant au contrat de sous-traitance et au lot. Il ne constate pas qu’un fichier est présent : il regarde ce qu’il dit.

Chaque constat renvoie à la pièce et à la ligne d’où il vient, pour vérifier en un clic. Et l’agent n’écarte personne : il décrit l’état du dossier et prépare l’action suivante, c’est tout.

Un exemple : l’attestation expirée depuis neuf jours

Un lundi matin, le conducteur de travaux ouvre son Inbox. L’agent y a déposé le contrôle du dossier de l’entreprise de plomberie attendue jeudi sur le lot 7 : l’attestation de vigilance a expiré depuis neuf jours. Le reste tient : Kbis à jour, décennale valide, PPSPS transmis. La relance est déjà rédigée, avec la liste des pièces attendues.

Il lit, ouvre la pièce, et appelle le gérant avant d’envoyer la relance : sans attestation valide mercredi soir, le lot 7 attendra la semaine suivante. Mercredi en fin de journée, l’attestation arrive ; l’agent contrôle le code, constate la validité, pose la prochaine échéance six mois plus tard et clôt le point. Jeudi, le plombier est sur le chantier. Personne n’a passé sa soirée sur le dossier, et personne n’a découvert le problème jeudi matin.

Ce qui reste humain

Un dossier incomplet n’est pas toujours un sous-traitant en faute : l’attestation est peut-être en cours de renouvellement, et le gérant vous le dira en trente secondes au téléphone. C’est pour cela que la décision de laisser intervenir ou de bloquer reste à l’entreprise, qui porte la solidarité financière. Accorder un délai aussi : un partenaire avec qui vous travaillez depuis dix ans ne se juge pas sur une date. Et tout ce qui fait la relation, le ton de la relance, l’appel qui précède l’email, le choix de continuer ensemble, n’a rien à faire dans un agent.

Dans Scalt, ces étapes sont des validations dans l’Inbox : l’agent prépare, puis attend votre accord avant d’envoyer quoi que ce soit au sous-traitant. Vous pouvez modifier la relance, la retenir, ou la remplacer par un appel.

La trace pour le contrôle

La loi vous demande d’avoir vérifié ; un contrôle vous demande de le montrer. Dans Scalt, chaque sous-traitant a son dossier, avec sa chronologie : quelle pièce a été reçue, quand, qui l’a vérifiée, avec quel résultat, quelle relance est partie, et qui a validé l’intervention. Ce journal de gouvernance s’exporte, pour un inspecteur, un maître d’ouvrage ou votre assureur.

Ces dossiers contiennent des données personnelles. Ils restent dans un cloud en France, ou chez vous si vous installez Scalt sur site ou dans votre cloud, et ne servent pas à entraîner de modèles.

Par étapes

Ne commencez pas par tout le chantier. Prenez un lot, deux ou trois sous-traitants dont les dossiers sont déjà réunis, et comparez pendant quelques semaines ce que l’agent relève avec ce que vous auriez vu vous-même. Si ça tient, étendez à tous les sous-traitants et laissez-lui le calendrier des six mois ; c’est à ce moment-là que les relances se mettent à partir avant l’expiration, et plus après. Les fiches techniques contre le CCTP viennent ensuite : la même lecture, appliquée aux produits plutôt qu’aux entreprises.

Jugez sur des faits : attestations expirées repérées avant l’intervention, relances parties à temps, écarts que vous auriez manqués. Le seul prérequis, c’est un dossier rangé par sous-traitant, avec les contrats et les dates de validité ; si vous ne l’avez pas, c’est par là qu’il faut commencer, agent ou pas.

Questions fréquentes